Halo, Sobat Tech! Tahukah kamu di era digital saat ini, istilah e-procurement semakin sering terdengar, terutama di dunia bisnis. Tapi, apa sebenarnya arti dari e-procurement ini? Apakah kamu juga penasaran? Yuk simak artikel di bawah ini!
Apa itu E-Procurement?
Procurement adalah proses pengadaan barang atau jasa yang dibutuhkan oleh sebuah organisasi atau perusahaan yang mencakup segala hal mulai dari mencari penyedia barang atau jasa yang sesuai, menegosiasikan harga, hingga melakukan pembayaran.
Sedangkan E-Procurement, atau procurement elektronik, menurut beberapa pakar, merupakan intergrasi dan manajemen elektronik terhadap semua aktivitas pengadaan termasuk permintaan pembeli, pemberian hak, pemesanan, pengiriman dan pembayaran antara pembeli dan pemasok (Chaffey, 2004). Atau secara singkatnya adalah proses pembelian barang atau jasa yang dilakukan secara online melalui platform atau sistem khusus. E-procurement mengadakan pengadaan barang atau lelang dengan memanfaatkan teknologi informasi dalam bentuk website.
Apa Aja Sih Manfaat E-Procurement?
E-Procurement gak cuma bikin proses belanja jadi lebih cepat, tapi juga banyak manfaat lainnya yang bikin bisnis makin maju. Menurut Kalakota, Ravi, dan Robinson (2001), manfaat e-procurement bisa dibagi jadi dua, yaitu yang bikin kerjaan jadi lebih efisien dan yang bikin kerjaan jadi lebih efektif.
Efisiensi e-procurement tuh kayak bikin hidup jadi lebih gampang. Pertama, biayanya lebih hemat, jadi gak perlu keluarin banyak uang buat belanja. Trus, proses belanja jadi lebih cepat, jadi gak perlu nunggu lama-lama. Plus, kontrolnya jadi lebih ketat, jadi gak ada lagi yang sembarangan belanja. Oh iya, juga bisa bikin laporan belanjaan dengan mudah, jadi bisa tahu mana yang lagi banyak dibeli. Terakhir, e-procurement juga bisa nyambungin semua bagian belanja jadi satu, jadi semuanya jadi lebih teratur.
Trus, yang kedua, efektivitas e-procurement, ini lebih ke manajemen yang lebih oke. Jadi, kontrolnya bisa lebih baik di seluruh rangkaian belanja, dari awal sampai akhir. Data juga bisa dikelola dengan baik, jadi gak ada yang kehilangan informasi penting. Terus, yang paling penting, bisa bikin keputusan belanjaan jadi lebih mantap, karena data dan informasinya lengkap.
Gambar di atas menggambarkan secara singkat cakupan E-Procurement secara garis besar. Jadi, prosesnya begini; Pertama, ada permintaan barang dari pihak yang butuh, biasanya disebut Purchase Request. Terus, mereka minta penawaran harga ke supplier yang mungkin bisa kasih barang itu, namanya Request for Quotation. Nah, supplier bakal balas dengan penawaran harganya, yang disebut Quotation. Terus, dari semua penawaran harga yang masuk, bakal dipilih yang paling cocok dengan kebutuhan kita, lalu dibuatlah nota pembelian, namanya Purchase Order. Setelah itu, kita bayar sesuai yang udah disepakati sebelumnya sama supplier. Langkah terakhir, setelah pembayaran selesai, barangnya dikirim ke kita sama supplier. Nah, itu namanya Goods Receipt, atau proses penerimaan barang.
Apa itu Aplikasi Procurement?
Aplikasi procurement adalah perangkat lunak atau software yang digunakan untuk memudahkan proses pengadaan barang atau jasa secara elektronik. Ini seperti aplikasi belanja online, tapi khusus dirancang untuk kebutuhan bisnis. Aplikasi procurement bisa membantu dalam pencarian penyedia barang atau jasa, membuat daftar harga, mengelola pesanan, dan bahkan melacak pengiriman. Sebagai contoh, beberapa perusahaan besar seperti SAP Ariba, Coupa, dan Zycus menggunakan platform e-procurement untuk mengelola pengadaan mereka dengan lebih efisien. Mereka dapat dengan mudah mencari produk yang mereka butuhkan, menegosiasikan harga terbaik, dan melacak pesanan mereka secara real-time.
Berikut adalan beberapa contoh aplikasi e-procurement yang paling populer di masyarakat : (1) SAP Ariba, Aplikasi ini menawarkan berbagai fitur canggih dan lengkap yang membantu perusahaan dalam melakukan pengadaan barang dan jasa. Dan yang paling oke, mereka punya banyak supplier, jadi bisa pilih yang terbaik deh sesuai kebutuhan. (2) Coupa, Aplikasi belanja ini punya platform yang bisa terhubung dengan semua yang diperlukan, mulai dari belanja, gudang, sampai tagihan. Yang bikin Coupa beda, mereka gampang banget digunakan dan bisa disesuaikan sama jenis perusahaan apa pun. (3) Zycus, Sistem satu ini dikenal dengan solusi end-to-end terbaik untuk pengadaan. Fitur e purchasing software yang ditawarkan pun sangat lengkap, seperti analisis pengeluaran, manajemen kontrak, hingga sourcing strategies. Plus, bisa otomatisasi proses belanja biar kerjaan jadi lebih efisien. (4) Procurify, Aplikasi ini menjadi populer karena terkenal user-friendly dan fitur-fitur yang dirancang untuk memudahkan proses pengadaan. Procurify memberikan visibilitas lebih baik buat pengeluaran perusahaan dan bikin proses persetujuan belanja jadi lebih mudah. Dan jangan lupa, punya fitur laporan yang kuat buat bantuin perusahaan ambil keputusan yang lebih baik berdasarkan data. (5) Tradogram, adalah aplikasi automasi pembelian yang memiliki fitur lengkap, mulai dari sourcing, negosiasi, hingga manajemen kontrak. Yang bagusnya, bisa disesuaikan banget sama kebutuhan perusahaan. Misalnya, bisa bikin aturan persetujuan yang beda buat tiap pembelian. (6) Precoro, Sistem ini jago banget dalam otomatisasi belanja, jadi bisa hemat waktu dan tenaga. Ada fitur buat bikin pesanan, persetujuan, dan pelacakan pesanan dengan mudah. Plus, bisa bantu perusahaan analisis pengeluaran dan perencanaan anggaran.
Hambatan E-Procurement
Meskipun E-Procurement memiliki banyak sekali kelebihan, penggunaan teknologi ini mempunyai beberapa hambatan. Jadi, kadang-kadang pemasok bisa merasa kurang senang dengan sistem lelang dikarenakan mereka sering kali harus menurunkan harga mereka secara drastis untuk bisa menang dalam lelang online tersebut. Akibatnya, margin keuntungan mereka bisa menyusut jauh. Selain itu, ketika berhasil bernegosiasi harga yang lebih murah, mereka juga harus berbagi keuntungan dengan pihak lain yang mungkin sebenarnya adalah pesaing mereka. Jadi, bisa terasa seperti mereka memberi makan musuh, kan?
Pemasok juga mungkin tidak suka dengan ide membuat katalog barang secara online. Proses membuatnya bisa memakan waktu dan biaya yang tidak sedikit, yang kemudian menjadi beban tambahan bagi mereka. Terakhir, ada masalah dengan budaya dalam organisasi. Beberapa perusahaan mungkin punya kebiasaan yang sulit diubah. Jadi, ketika ada sistem baru seperti e-procurement, bisa ada resistensi yang cukup besar dari karyawan atau pimpinan yang lebih senior.
Jadi, jangan heran jika e-procurement semakin populer di kalangan perusahaan Dengan menggunakan e-procurement, mereka dapat melakukan pembelian dengan lebih cepat, lebih murah, dan lebih transparan. Jadi, jika kamu juga memiliki bisnis atau organisasi, mungkin saatnya untuk mempertimbangkan untuk beralih ke e-procurement juga!